Klare kijk op DABS

De start van DABS (Databank Akten Burgerlijke Stand) is gepland op 1 januari 2019. Besturen kunnen nu al wel de voorbereidingen starten om hun gegevens en/of akten op te laden. Hoezo, moet dat voor alle akten? Tijd om klaarheid te scheppen.

DABS is een federaal platform voor akten. Zoals de naam het zegt is het een databank en geen archief. Van besturen wordt verwacht dat ze hun akten naar DABS opladen. Er heerst een groot misverstand dat het verplicht zou zijn alle akten in te scannen en op te laden. Dat is niet zo. Hoe zit het dan wel?

Akten met verwachte ‘beweging’
Het doel is zoveel mogelijk gegevens (en dus geen scans) in DABS te verzamelen van akten waarop nog ‘beweging’ wordt verwacht. Dat wilt zeggen akten waarvan de gemeente verwacht dat ze nog kunnen wijzigen in de toekomst. Een gemeente kan dus beslissen om akten van een bepaalde periode op te laden: bijvoorbeeld overlijdens tot een jaar terug, huwelijken van nu tot een aantal jaren geleden en geboorten voor een langere periode terug in de tijd.

Wat doet DABS?
Het DABS zal een manier voorzien om aan gemeenten uittreksels van de actuele toestand van een akte te leveren. Een gevolg daarvan is dat het leveren van afschriften (visuele kopieën van bestaande akten) veeleer een uitzondering zal worden.

Burger hoeft niet meer te reizen
De burger hoeft niet meer het land rond te reizen om een akte te krijgen. Wil hij bijvoorbeeld een geboorteakte, dan hoeft hij niet meer naar zijn geboorteplaats te gaan. Hij kan de vraag gewoon stellen in de gemeente waar hij woont. Remmicom voorziet binnen BST.net een koppeling om het rechtstreeks in DABS op te vragen. DABS verzamelt dan de gegevens van de geboorteakte en eventueel latere wijzigingen.

  • Het resultaat is een uittreksel (een vast opgelegd model) dat door DABS ondertekend en aangeleverd wordt.
  • Vraagt de burger toch een afschrift, dan kan dat ook: er wordt door DABS een kopie geleverd met de historiek en randmeldingen. Dit kan een kopie van de originele akte zijn, maar evengoed een op basis van de gegevens wedersamengesteld model.

BST.net, uw poort naar DABS
Via de nieuwe ‘DABS-module’ binnen BTS.net communiceert u met DABS:

  1. Wij exporteren de gegevens uit BST.net, nadat ze samengevoegd zijn met het extract uit het Rijksregister (dat u als klant heeft opgevraagd) .
  2. We bekijken of u een digitaal archief hebt, bijvoorbeeld M-BST van Remmicom of een extract van de toepassing van Vanden Broele.
  3. We vergelijken de data en beelden van de verschillende digitale archieven.
  4. Komen de data overeen, dan valideren we ze. Is een automatische validatie niet mogelijk, dan zal u manueel correcties moeten uitvoeren.
  5. U kunt kiezen: in één keer alles opladen of ad hoc de data migreren.
  6. Vraagt een andere gemeente data op en zitten die niet in DABS? Dan krijgt uw gemeente via BST.net die vraag doorgespeeld om de gewenste data op te laden.

Digitale ondertekening
Door de nieuwe manier van werken verandert ook de manier van ondertekenen. Dat verloopt voortaan digitaal. Alleen de ambtenaar van de burgerlijke stand moet tekenen, burgers hoeven dat niet meer te doen. De ambtenaar kan wel de taak om te ondertekenen delegeren aan een bediende. Dat maakt het mogelijk om – zoals vereist is – de akten stuk per stuk en niet in bulk te ondertekenen. Eén uitzondering: alleen de ambtenaar van de burgerlijke stand mag een huwelijksakte ondertekenen.

Extract aanvragen

  • Vraagt u bij het Rijksregister uw eerste extract aan, dan raden we aan de verrijkingsdatum op midden september 2018 te zetten. U krijgt dan rond die periode uw extract. Remmicom heeft zijn DABS-opleidingssessies trouwens zo ingepland dat ze plaatsvinden in de eerste helft van september.
  • Uw gemeente heeft het recht om een tweede gratis extract aan het Rijksregister te vragen in de loop van 2019 om het gat op te vullen tussen uw eerste opvraging en de uiteindelijke overschakeling naar DABS.

De DABS-module en bijbehorende notificatiemodule zitten niet standaard in BST.net. Ze vormen een bijkomende module. Interesse? Vraag het aan uw contactpersoon bij Remmicom.

Opleidingen DABS

Kom alles te weten over DABS en de samenwerking met BST.net.

  • 4 september PXL Hogeschool, Hasselt
  • 6 september Stadhuis, Ieper
  • 11 september Kamp C, Westerlo
  • 13 september De Montil, Affligem

Remmicon button3

16/07/2018