Meeting.net is klaar voor de digitale handtekening

Na Omgeving.net en Burgerlijke Stand (DABS) is Meeting.net als derde applicatie van Remmicom gekoppeld met Connective om documenten digitaal te ondertekenen. Hoe werkt het?

Haal opgelucht adem. En vergeet dikke mappen die burgemeester of voorzitter onder de neus geschoven krijgen om alle documenten met de hand te ondertekenen. Want digitaal ondertekenen verloopt efficiënter dan analoog ondertekenen. 

Het doel van de digitale handtekening in Meeting.net is onder de besluitvorming van besturen digitale handtekeningen te plaatsen. Meestal gaat het over uittreksels, notulen en verslagen. Een goede raad voordat u deze functie gebruikt: stem goed af welke documenten wanneer ondertekend moeten worden. De praktijk wijst uit dat gemeenten – en vooral grote steden zoals Antwerpen – kritisch nadenken over welke documenten ze laten ondertekenen.

Ingebouwde intelligentie.

De aanpak voor het digitaal ondertekenen in Meeting.net verloopt in bulk per vergadering. Het systeem begint aan zijn opdracht zodra de ondertekenaar de pincode van zijn of haar eID heeft ingevoerd. 

Bij een middelgroot bestuur zijn er per week 50 à 70 documenten te ondertekenen. Dat kan pakweg een tiental minuten duren, omdat het systeem op elk individueel document een certificaat zet. De ondertekenaar kan zijn of haar computerbrowser gewoon laten open staan en ondertussen een andere taak doen, want digitaal ondertekenen verloopt automatisch. 

De medewerker werkt de punten op de vergadering af. Meeting.net maakt automatisch het document dat digitaal getekend dient te worden aan. Op dit document is de ondertekeningsformule nog niet toegevoegd. Zodra de medewerker een reeks punten afgewerkt heeft die hij wil laten ondertekenen, biedt hij ze ter ondertekening aan het Connective-platform aan. 

Op dat moment toont de software zijn ingebouwde intelligentie: Meeting.net bepaalt wie welk document moet ondertekenen, meestal de algemeen directeur of de voorzitter. Bovendien houdt Meeting.net rekening met wie beschikbaar is: kan iemand niet ondertekenen omdat hij of zij een of meer dagen vakantie heeft, dan gaat de opdracht naar de persoon die als vervanger aangeduid is. Het ondertekeningsportaal Connective stuurt dan een mail naar die persoon. 

Stel dat de medewerker die de documenten voorbereidt, ondertussen weer een of meer documenten klaar heeft om te ondertekenen, dan vervangt Meeting.net het bestaande pakket documenten door een nieuw pakket. Meeting.net vermijdt op die manier dat nog te ondertekenen documenten zouden blijven staan bij de persoon die ondertussen geen tekenbevoegdheid meer heeft – bijvoorbeeld omdat de collega terug is van vakantie. 

Zodra de documenten door de nodige personen zijn ondertekend, worden ze in Meeting.net bewaard. Iedereen die daartoe de rechten heeft, kan de documenten in Meeting.net raadplegen.

Goed om te weten

  • Digitaal ondertekende documenten zijn op zich alleen digitaal rechtsgeldig. Veel besturen vangen dit op door er digitaal ingescande manuele handtekeningen van burgemeester of voorzitter aan toe te voegen.
  • Een pilootproject voor de digitale handtekening in Meeting.net loopt in de gemeente Houthalen-Helchteren. Begin 2020 kunnen alle klanten van Meeting.net gebruikmaken van deze functie.
  • Alle Remmicom-pakketten waarvoor een digitale handtekening nodig is, hebben nu de koppeling met Connective. Wilt u documenten digitaal ondertekenen buiten Omgeving.net, DABS en Meeting.net? Ook dat kan!
05/11/2019