Moorslede over Omgeving.net: “Remmicom was de enige met een sluitend pakket”

Begin 2018 maakte de gemeente Moorslede de overstap naar Omgeving.net. We vroegen naar de ervaringen van Kristof Vander Stichele, algemeen directeur, en Marie-Laura Vandekerkhove en Rita Verduyn, beiden medewerkers van de dienst Ruimte.

De gemeente Moorslede nam eerst contact op met verschillende leveranciers: “De invoering van de omgevingsvergunning stond voor de deur en we beseften dat onze toenmalige software niet meer aan de vereisten voldeed. Daarom wilden we goed geïnformeerd kunnen beoordelen welke software het best aan onze verwachtingen zou beantwoorden.” 

Voorafgaand aan de aanschaf van het programma besprak Moorslede met andere gemeenten of ze samen tot een groepsaankoop konden overgaan. Veel gemeenten waren eerder terughoudend om de overstap te maken en gaven aan bij hun huidige softwareleverancier te willen blijven. Daar zal in de toekomst misschien verandering in komen: “Zodra de programma’s van verschillende leveranciers beter met elkaar communiceren, valt er een barrière weg. Op dat moment kunnen gemeenten kiezen voor het beste product en de beste service.” 

Beslissing na grondige verkenningsronde

Ondertussen bleef Moorslede niet bij de pakken zitten en na een grondige verkenningsronde ging de keuze naar Remmicom. Daar waren goede redenen voor: “Remmicom was de enige leverancier die een softwarepakket kon voorstellen dat volledig getest was en efficiënt werkte. Bovendien waren ze in staat alle gegevens uit de vroegere software over te zetten; geen gemakkelijke taak. Hun inspanningen stelden ons in staat om in januari 2018 van start te gaan met Omgeving.net en de omgevingsvergunningsdossiers digitaal te behandelen.” Het algemene gebruik van Omgeving.net hadden ze bij de dienst Ruimte snel in de vingers: “In de digitale handleiding van Omgeving.net vind je veel concrete uitleg. Hebben we een specifieke vraag of wens, dan bellen of mailen we Remmicom en hun helpdesk reageert vrijwel meteen. De Remmicom helpdesk is heel toegankelijk, er zijn geen wachttijden en ze lossen elk probleem snel en volledig op.”

Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk programma


De medewerkers van de dienst Ruimte ervaren Omgeving.net vandaag als een programma dat uitmunt door gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid. Zo verlopen opzoekingen in Omgeving.net snel en eenvoudig: “Als je één of meerdere zoekcriteria ingeeft, genereert Omgeving.net snel de gewenste resultatenlijst. Heb je te weinig of foutieve data ingegeven, dan meldt het programma dat ook.” 

Ook documenten genereren in Omgeving.net verloopt semi-automatisch: “De documentsjablonen zijn volledig opgemaakt volgens de huisstijl van ons bestuur en bevatten verwijzingen naar de informatie binnen Omgeving.net. Deze informatie wordt automatisch in de documenten geplaatst. Een bijkomend pluspunt voor ons is dat we deze documentsjablonen zelf kunnen aanpassen als dat nodig is. Naast een opleiding over Omgeving.net werd er ook een opleiding Documentenbeheer voorzien.” 

Daarnaast zijn er nog meer voordelen die voor de gemeente Moorslede een rol spelen. Zo bewijst de koppeling tussen Infragis en de vergunning in Omgeving.net haar nut, omdat achterliggende data in het GIS-systeem van de gemeente gemakkelijk automatisch te synchroniseren zijn met gegevens die standaard van Remmicom komen. 

Tot slot maakt de koppeling van Omgeving.net met de Digitale Handtekenmap, een dienst van de Vlaamse overheid, een groot verschil in vergelijking met de omslachtige procedures die vroeger nodig waren. Kristof en Rita herinneren zich hoe het enkele jaren geleden eraan toeging: “Toen moesten medewerkers met verschillende exemplaren aan de slag om van iedereen de handtekening te krijgen. Het spreekt voor zich dat die manier van werken heel
wat tijd en papier kostte.” 

Uitkijken naar verdere ontwikkelingen 

De gemeente Moorslede gebruikt niet alleen Omgeving.net maar ook Omgeving.mobile: “Met de ‘Consultatie balie’ publiceren we de inhoud van dossiers zodat burgers die op het gemeentehuis kunnen inkijken. We zijn er erg tevreden over, net zoals over de ‘Consultatie bestuur’, waarmee dossiers digitaal ter beschikking gesteld worden aan de gemeenteraad en het schepencollege.” 

Remmicom bouwt aan ‘Procesmanager.net’ in Omgeving.net, een functie die gebruikers van de software de mogelijkheid geeft om voor alle dossiers de vingers aan de pols te houden. In hoeverre is dat nuttig voor de medewerkers van de dienst Ruimte? Kristof, Marie-Laura en Rita glimlachen: “We hebben nog geen deadlines gemist, maar het kan inderdaad handig zijn om een melding te krijgen, bijvoorbeeld wanneer de uiterste beslissingsdatum eraan komt. Het zou ook handig zijn dat de geplande einddatum van een beslissingsproces automatisch wordt ingevuld als we een dossier synchroniseren met het omgevingsloket. We kijken met interesse uit naar verdere ontwikkelingen binnen Omgeving.net en Omgeving.mobile.”

 “Uiteindelijk ging onze keuze naar Remmicom. Ze hadden als enigen een sluitend pakket.”

“We ervaren Omgeving.net als een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk programma.”

“De Remmicom helpdesk is heel toegankelijk, er zijn geen wachttijden en ze lossen het
probleem snel en volledig op.”

 

 Download testimonial

05/11/2019