Wielsbeke stapte over naar Omgeving.net: “Veel gebruiksvriendelijker en meer functionaliteiten”

In december 2018 is de gemeente Wielsbeke overgestapt naar Omgeving.net van Remmicom om aanvragen voor de omgevingsvergunning te behandelen. Waarom gebeurde dat en wat is het resultaat? We vroegen het aan Magali Penninck, Diensthoofd Omgeving bij de gemeente Wielsbeke.

  • Werkte de gemeente vroeger met een andere softwareleverancier?

Magali Penninck: Ja, we hadden software voor de stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning. Maar door de komst van de omgevingsvergunning diende er overgestapt te worden naar een nieuw softwarepakket. Daar deze overstap in de opstartfase wat stroef verliep bij de toenmalige leverancier werd beslist om na te gaan wat de overige leveranciers ons konden aanbieden.

  • Wat was de eerste stap na die vaststelling?

Magali Penninck: We vatten het idee op om de markt te bevragen over welke andere toepassingen er zijn die dezelfde procedure en vergunningen kunnen afhandelen. We volgden enkele demo’s en zagen dat andere leveranciers verder stonden. Daarna hebben we vorig jaar in juni een bestek uitgeschreven: niet alleen om de software voor de omgevingsvergunning te wijzigen, maar ook voor al onze GIS-pakketten. Kort na de zomervakantie hebben we besloten om met Omgeving.net van Remmicom aan de slag te gaan.

  • Hoe ging het dan verder?

Magali Penninck: In een voorbereidende periode zette Remmicom alle data van onze bestaande pakketten en alle historische dossiers om naar de nieuwe software. We werken daarom nu met beide modules van de geïntegreerde Remmicom suite: ROL.net toont de historische dossiers en Omgeving.net verwerkt de omgevingsvergunningen. Na de voorbereiding volgden we een opleiding van twee dagen. In december zijn we de dossiers meteen beginnen te behandelen in Omgeving.net.

  • Wat gaf de doorslag om met Remmicom in zee te gaan?

Magali Penninck: Omgeving.net is veel gebruiksvriendelijker, bevat veel meer functionaliteiten en is doorzichtiger. Ook de opvolging met het Omgevingsloket verloopt veel beter. Een groot verschil met onze vorige leverancier is het documentbeheer: onze medewerkers maken documenten rechtstreeks aan vanuit het pakket, ze hoeven bijna niets
meer te wijzigen. Ik vind het erg sterk dat je documenten vanuit het pakket makkelijk kunt samenvoegen en opslaan. Eigen mappen maken en daarin de documenten op onze eigen servers opslaan … dat behoort tot het verleden. Alles is meteen via het pakket terug te vinden en alle koppelingen zijn automatisch al gelegd. Ten slotte is er de handige koppeling die Remmicom met het programma van Geo-IT gelegd heeft, wat de organisatie van openbare onderzoeken enorm vergemakkelijkt. Vroeger verliep dat nogal omslachtig.

  • Hoe verloopt de samenwerking met de helpdesk van Remmicom?

Magali Penninck: Remmicom reageert meteen of komt de dag zelf nog met een oplossing. Een groot pluspunt is dat je bij Remmicom altijd bij de juiste persoon terechtkomt. We hoeven bij Remmicom onze weg niet te zoeken via een algemeen nummer, want we hebben een directe lijn met het team Ruimtelijke ordening.

  • Van welke modules in Omgeving.net maken jullie gebruik?

Magali Penninck: Van bij de opstart gebruiken we ‘Consultatie balie’ waardoor burgers via een pc aan de balie dossiers kunnen inkijken. We hebben ook ‘Consultatie burger’ om volledig automatisch op de website te publiceren. En nu zijn we bezig met de opstart van ‘Consultatie bestuur’; de toepassing voor het college en de gemeenteraad.

  • Zou je andere gemeenten aanraden om met de software van Remmicom te werken?

Magali Penninck: Hebben we al gedaan. Onlangs waren een aantal collegabesturen op bezoek. Ze hadden dezelfde leveranciersproblemen als wij vroeger. We hebben de software getoond: een zeer gebruiksvriendelijke en uitgebreide omgeving, je kunt er veel informatie in vinden en ook aan toevoegen, de wettelijke zaken zijn in orde en de follow-up is prima. Dubbelchecken zoals vroeger is niet meer nodig, alles loopt automatisch!”

  • Wat kan er nog beter of extra in Omgeving.net?

Magali Penninck: Het enige wat we nog vragen, is een soort ‘projectmanager’ die rapporten en opvolgingsmomenten automatisch aanmaakt. Remmicom is die oplossing nu aan het ontwikkelen: volgend jaar komen ze met de ‘Procesmanager.net’ die duidelijk toont wat dringend is en wat we eerst moeten behandelen.

“Omgeving.net is veel gebruiksvriendelijker, bevat veel meer functionaliteiten en is doorzichtiger.” 

“We hoeven bij Remmicom onze weg niet te zoeken via een algemeen nummer, want we hebben een directe lijn met de dienst Ruimtelijke ordening.”

“Een zeer gebruiksvriendelijke en uitgebreide omgeving, je kunt er veel informatie in vinden en ook toevoegen, de wettelijke zaken zijn in orde en de follow-up is prima.”

 

05/11/2019