Meeting.net met glans geslaagd bij AP Hogeschool Antwerpen
Als eerste klant uit de onderwijswereld gebruikt AP Hogeschool Antwerpen het vergaderbeheerpakket Meeting.net. Waarom die verrassende stap? Bestuurssecretaris Michiel Horsten vertelt over het beslissingsproces en de eerste ervaringen met Meeting.net.
Michiel Horsten: ‘Anderhalf jaar geleden kreeg ik bij AP Hogeschool Antwerpen een nieuwe functie. Als bestuurssecretaris was een van mijn opdrachten om het beheer van vergaderingen van de raad van toezicht en de raad van bestuur te digitaliseren. Die vergaderingen brachten heel wat administratief werk met zich mee: documenten aanmaken, referentienummers toevoegen, details controleren, de nummering aanbrengen en later eventueel aanpassen en, de documenten op een SharePointpagina plaatsen voor alle leden van de vergadering. Te veel om alles op te sommen.’
Waarom niet de eigen IT-dienst een pakket laten ontwikkelen?
Michiel Horsten: ‘Daar hebben we aan gedacht. Maar dat zou veel werk voor hen betekenen. En kies je voor vergadersoftware die op de markt is? Dan ben je zeker dat die al een grondige ontwikkelingsfase doorlopen heeft. Daarom hebben we de markt verkend. We kregen demo’s van 8 pakketten en stelden een shortlist van 3 op. Daaruit kwam Meeting.net als beste keuze naar voren.’
Wat zijn de voordelen van Meeting.net voor AP Hogeschool Antwerpen?
Michiel Horsten: ‘Het pakket is vooral gebruiksvriendelijk. Personaliseren, agendapunten aanmaken en door de betrokken directeur laten fiatteren … het lukt allemaal, want Meeting.net toont zich erg flexibel. De integraties met Meeting.mobile en Meeting.burger zijn handig: één druk op de knop volstaat om naar Meeting.mobile te publiceren, zodat bestuursleden de vergaderdocumenten mobiel kunnen raadplegen en behandelen. We zijn verplicht om de besluiten bij personeelsleden en studenten bekend te maken. Dankzij Meeting.burger publiceren we in één muisklik naar ons netwerk. Dit online platform is oorspronkelijk bedoeld om burgers inzage te geven in vergaderingen, maar ook voor onze doelgroep werkt het.’
‘Vandaag maken ongeveer een veertigtal vergaderdeelnemers en evenveel indieners van agendapunten gebruik van Meeting.net. Meer of minder gebruikers? Dat maakt niet uit, je betaalt bij Remmicom niet per gebruiker, daarop staat geen begrenzing.’
Hoe was het om Meeting.net in coronatijden in gebruik te nemen?
Michiel Horsten: ’Tijdens coronatijden vergaderden we digitaal en werden de besluiten geprint en tot bij de mensen gebracht die hun handtekening moesten zetten. Zodra dat gebeurd was, werden de documenten weer opgehaald en ingescand. Dat vroeg veel tijd. Een voorbeeld: onze voorzitter woont in Lier. Een collega bracht de documenten ter plaatse en haalde ze op … nogal omslachtig. Gelukkig kun je via Meeting.net digitale handtekeningen laten zetten. Ik hoef je niet te verduidelijken dat die functie onze manier van werken enorm vergemakkelijkt heeft.’
‘Niet alleen de verplaatsing hoeven we niet meer te doen. Voor de besluiten moesten we een heel proces door. Eerst de documenten aanmaken en afdrukken, in de handtekenmap stoppen en verdelen. Dan de getekende documenten weer inscannen en bestandsnamen geven. En tot slot alles naar Sharepoint opladen … en dan hoef ik je niet te vertellen dat zo’n proces veel tijd vraagt en erg foutgevoelig is.’
Was er voor de gebruikers van Meeting.net opleiding voorzien?
Michiel Horsten: ‘Remmicom heeft de collega’s die punten aanmaken een complete opleiding van 3 uur gegeven, wat ruimschoots volstaat. Zelf laat ik nieuwe gebruikers met Meeting.net kennismaken in een uurtje. Natuurlijk krijgt niet iedereen even snel het gebruik onder de knie, sommigen hebben weleens heimwee naar de tijd van documenten, maar toch zie ik dat de gebruikers vrij intuïtief met het pakket omgaan.’
Hebben andere hogescholen al geïnformeerd?
Michiel Horsten: ‘Ze hebben inderdaad gelijkaardige noden voor het beheer van hun vergaderingen. En ja, ik deel graag mijn ervaringen met Meeting.net met hen.’
“Personaliseren, agendapunten aanmaken en door de betrokken directeur laten fiatteren … het lukt allemaal, want Meeting.net toont zich erg flexibel”